檔案室一般會(huì)存放一些比較重要的文件資料檔案等，所以檔案庫(kù)房的管理一定要正規(guī)，以防出現(xiàn)不必要的麻煩。一般檔案室的管理制度應(yīng)該注意以下幾點(diǎn)事項(xiàng)：
第一，每間檔案室要確定具體安全負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)庫(kù)房?jī)?nèi)一切安全工作。
第二，庫(kù)房鑰匙由庫(kù)房管理人員負(fù)責(zé)保管，不得轉(zhuǎn)借他人，且非檔案館人員禁止進(jìn)入庫(kù)房。
第三，庫(kù)房?jī)?nèi)要有足夠的檔案密集架、庫(kù)房密集架等合乎要求的裝具，檔案不得隨意堆放。

第四，檔案室要保持清潔整齊，注意空氣流通。且禁止存放非檔案用品及個(gè)人物品。
第五、檔案室要有嚴(yán)格的“八防”措施。即防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防盜、防高溫、防強(qiáng)光。采用正規(guī)的檔案密集架一般能夠起到這八防的作用。
第六，室內(nèi)的溫度適宜。應(yīng)控制在14℃-24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%-60%之間，庫(kù)房管理人要認(rèn)真記錄庫(kù)房?jī)?nèi)當(dāng)日的溫度和濕度。
第七，庫(kù)房?jī)?nèi)不準(zhǔn)辦公、開會(huì)、會(huì)客和住宿，房管理人員離開庫(kù)房必須鎖好檔案密集架和庫(kù)房門。
第八，房管理人員應(yīng)定期對(duì)庫(kù)房?jī)?nèi)各類檔案進(jìn)行清點(diǎn)，做好清點(diǎn)記錄。
第九，庫(kù)房安全負(fù)責(zé)人要經(jīng)常檢查庫(kù)房的安全，發(fā)現(xiàn)不安全因素及時(shí)排除；若個(gè)人無(wú)法排除，應(yīng)及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)予以解決。注意嚴(yán)禁任何人吸煙和攜帶易燃、易爆物品進(jìn)入庫(kù)房；庫(kù)房?jī)?nèi)不準(zhǔn)使用臺(tái)燈、電熨斗、電暖器等電器設(shè)備；庫(kù)房?jī)?nèi)必須配備報(bào)警裝置、滅火器材，并確定專人管理；滅火器材要放在固定位置，不準(zhǔn)隨便移動(dòng)，要定期進(jìn)行檢測(cè),；房管理人員必須會(huì)使用滅火器。 
檔案密集架主要功能在于便于檔案的保取，節(jié)約空間，且存放安全。在使用檔案密集架時(shí)應(yīng)注意保養(yǎng)維護(hù)：
1.檔案密集架行走機(jī)構(gòu)為鏈條傳動(dòng)，當(dāng)架體使用一段時(shí)間后，可打開最下層層板，給鏈輪及軸承加注潤(rùn)滑油。
2.放置檔案密集架的庫(kù)房環(huán)境應(yīng)干燥通風(fēng)。
3.架體表面不允許陽(yáng)光長(zhǎng)時(shí)間照射。
4.應(yīng)保持檔案密集架的導(dǎo)軌溝槽清潔干凈、無(wú)雜物堵塞。
5.噴塑表面嚴(yán)禁用汽油、高度酒精、松香水、香 蕉水擦洗，這樣會(huì)使噴塑表面失去光澤和褪色。